Was ist ein Flow?

Ein Flow ist das wichtigste Element in Synesty Studio und Kern aller Automatisierungen.
Ein Flow ist die Bezeichnung für einen Prozess bestehend aus mehreren Schritten, den Steps.

Ein Flow ist vergleichbar mit einem Kochrezept und Steps sind die Zutaten. 

• Es gibt Steps für unterschiedlichste Systeme und Funktionen wie z.B. Daten holen, Daten bearbeiten und Daten wieder ausgeben oder hochladen.
  
• Steps werden in Step-Gruppen (Analog zu Dateien in Ordnern) gebündelt.
  
• Step-Gruppen werden untereinander mittels Links verknüpft.
  
• Startet werden die verlinkten Step-Gruppen hintereinander ausgeführt.
  
• Ist eine Step-Gruppe an der Reihe, werden alle Steps in der Gruppe nacheinander ausgeführt. 
• Jeder Step kann die Ausgabe vorheriger Steps weiter bearbeiten (stellen Sie sich mehrere Trichter hintereinander vor).
  
• Ein Flow kann manuell und automatisiert ausgeführt werden.
• Jede Ausführung eines Flows wird als Run bezeichnet.
• Jeder Run erzeugt einen Eintrag im Eventlog mit Informationen über Erfolg/Fehler und diverse Meldungen über den Fortschritt.
• Die Anzahl der monatlich möglichen Runs ist begrenzt und hängt davon ab welches Paket oder Upgrade Sie gebucht haben.

Flow erstellen

Es gibt mehrere Möglichkeiten einen Flow zu erstellen.

Schauen Sie hier für eine detaillierte Dokumentation

Flow bearbeiten

Öffnen Sie ein Flow, öffnet sich die sogenannte Flow Editor Ansicht. Hier haben Sie die Möglichkeit den Flow nach Ihren Vorgaben zu erstellen/anzupassen.

Dokumentation zu Flow Editor

Flow Export

Es besteht die Möglichkeit jeden beliebigen Flow als Datei zu exportieren um z.B. eine Flowversion extern zu speichern oder aber um den Flow mit anderen zu teilen.

Den Export finden Sie im Flow Editor in den Flow Einstellungen

Flow Import

Um einen exportierten Flow wieder zu importieren gehen sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie ein Projekt auf
2. Öffnen Sie das Dropdown neben dem Flow erstellen Button
3. Wählen Sie Flow importieren
4. Laden Sie die Datei, die Sie zuvor exportiert haben

Andere Flows aufrufen

Es ist auch möglich, einen anderen Flow aus einem Flow heraus auszuführen. Damit kann man Funktionalität auslagern und wiederverwenden.

Dafür gibt es 2 Steps:

• FlowTrigger
• FlowExecutingStep (ab Plus Paket) 

Diese Steps sind in der Konfiguration ähnlich. Man wählt das Projekt und den Flow der verwendet werden soll und konfiguriert daraufhin noch die zu übergebenden Werte. 

Beide Steps sind ähnlich, unterscheiden sich aber in Details, wie genau die aufgerufenen Flows ausgeführt werden. 

FlowTrigger Step

• Der FlowTrigger Step startet einen anderen Flow als neuen Run (optional mit Verzögerung (delayMinutes) oder sofort).
• Dieser Run taucht auch im Eventlog auf.
• Nur Flow-Variablen des aufgerufen Flows vom Typ Text-Variable können übergeben werden (keine komplexen Datentype wie z.B. SPREADSHEET).
• Der angetriggerte Flow wird asynchron ausgeführt. Das heißt:
  • die Ausführung wird nur "veranlasst", und der auszuführende Flow kommt in die Warteschlange.
  • der auszuführende Flow wird zeitnah ausgeführt.
  • nachfolgende Steps werden sofort danach ausgeführt.
• Das Verhalten entspricht dem des  Buttons. 
• Die Rückgabewerte des aufzurufenden Flows sind nicht in nachfolgenden Steps verwendbar.
• Triggert man mehrere Flows damit an, werden diese Runs unabhängig voneinander (evtl. auch parallel) ausgeführt.

Einsatzgebiete:

• zur genaueren Kontrolle zeitlicher Reihenfolgen (z.B. FlowB muss unbedingt nach FlowA ausgeführt werden)
• Logik soll in einen zentralen Flow ausgelagert werden, die nur mit verschiedenen Parametern (nur STRING) angesteuert werden soll.

Flow-in-Flow - Der FlowExecutingStep

• Der FlowExecutingStep führt den anderen aufzurufenden Flow direkt aus (synchron, d.h. so, als ob die Steps des aufzurufenden Flows direkt selbst Teil des aktuellen Flows wären).
• Es wird kein separater Run erzeugt.
• Flow-Variablen des aufgerufenen Flows können als Parameter übergeben werden (im Unterschied zum FlowTrigger sind hier auch komplexe Datentypen wie z.B. SPREADSHEET möglich).
• Der aktuelle Flow-Run wartet bis der aufzurufende Flow komplett ausgeführt wurde.
• Die Rückgabewerte des aufzurufenden Flows sind in nachfolgenden Steps verwendbar.
• Kommt es bei dem aufzurufenden Flow zu einem Fehler, bricht auch der aufrufende Flow ab.

Einsatzgebiete: 

• Logik soll in einen oder mehrere zentrale Flows ausgelagert werden, die mit verschiedenen Parametern angesteuert werden soll
  • bei Anpassung der Logik braucht nur der zentrale aufgerufene Flow angepasst werden und nicht viele verschiedene Stellen

Sub-Flow Ansicht für FlowExecutingStep

Bei Verwendung des FlowExecutingStep, ist das direkte Editieren des Ziel-Flows aus dem Aufrufer hinaus möglich. 
Das Besondere dabei ist, die Variablen-Übergabe aus dem Aufrufer. 

Durch Klick auf Edit-Flow gelangt man in die Sub-Flow-Ansicht. Dabei werden alle Parameter, die der Aufrufer-Flow auch bei einer echten Ausführung an den aufgerufenen Flow übergeben würde, mit übergeben. 
Das erleichtert Test und Bearbeiten, da man mit echten Daten arbeiten kann.

Flow-Netzwerk Ansicht

Nutzer, die den FlowExecutingStep oder FlowTrigger verwenden, finden unter Projekte / Flow-Netzwerk eine Ansicht, in der man alle Flows sehen kann, die andere Flows aufrufen, oder aufgerufen werden. 
Das macht es einfacher den Überblick zu behalten und die Frage zu beantworten: "Welcher Flow ruft welchen Flow auf? bzw. "Welcher Flow wird von welchem Flow aufgerufen?"

Papierkorb

Will man Flows oder Projekte löschen, werden diese erst in den Papierkorb verschoben und noch nicht sofort richtig gelöscht.

Zum Papierkorb gelangt man über Mein Konto / Papierkorb. 

Dort kann man die Flows oder Projekte wiederherstellen oder endgültig löschen. Damit wird das Risiko minimiert, dass man einen Flow einmal versehentlich löscht.