Flows

Flow

Ein Flow ist das wichtigste Element in Synesty Studio und Kern aller Automatisierungen. 
Ein Flow ist die Bezeichnung für einen Prozess bestehend aus mehreren Schritten, den Steps. Ein Flow ist vergleichbar mit einem Kochrezept und Steps sind die Zutaten. 

• Es gibt Steps für unterschiedlichste Systeme und Funktionen wie z.B. Daten holen, Daten bearbeiten und Daten wieder ausgeben oder hochladen.
• Ein Flow kann manuell und automatisiert ausgeführt werden.
• Alle Steps in einem Flow werden nacheinander ausgeführt. 
• Jeder Step kann die Ausgabe vorheriger Steps weiter bearbeiten (stellen Sie sich mehrere Trichter hintereinander vor).
• Jede Ausführung eines Flows wird als Run bezeichnet. 
• Jeder Run erzeugt einen Eintrag im Event Log mit Informationen über Erfolg/Fehler und diverse Meldungen über den Fortschritt.
• Die Anzahl der monatlich möglichen Runs ist begrenzt und hängt davon ab welches Paket oder Upgrade Sie gebucht haben.

Steps

Ein Step bezeichnet einen einzelnen Baustein eines Flows.

• Jeder Step kann über Parameter konfiguriert werden, wodurch man das Verhalten bei der Ausführung beeinflussen kann. 
• Ein Step hat ein oder mehrere Ausgabe Werte, die hier als Output bezeichnet werden. 
• Ein Step kann Outputs von vorherigen Steps als Input verwenden (wir bezeichnen dies als "Verdrahten bzw. Verknüpfen von Step-Outputs und Step-Inputs")

Über den  Button können Steps zu einem Flow hinzugefügt werden, die man aus einer Liste auswählen kann. Die Liste der verfügbaren Steps ist abhängig von den installierten Add-Ons.
 

Konfiguration von Steps

Durch Klick auf das Symbol kann die Konfiguration eines Steps vorgenommen werden. Zuvor muss allerdings der Flow zur Bearbeitung durch Klick auf den  Button gesperrt werden. 
 
Die meisten Steps sind über Text- oder Dropdown-Felder konfigurierbar, um die entsprechenden Input-Parameter einzustellen. 

Steps mit Accounts / Verbindungen

Alle Steps, die mit externen Systemen kommunizieren, greifen dabei auf Accounts zu, die sie unter Meine Verbindungen einrichten.
Damit der Step funktioniert, muss erst ein Account mit Zugangsdaten für das externe System, z.B. plentymarkets oder Amazon Seller Central, angelegt werden, damit er im Step verwendet werden kann. 
Man erkennt das am Step-Input account und der entsprechenden Auswahlbox. 

Step Vorschläge

Beim Erstellen werden häufig hinzugefügte Steps kontextsensitiv vorgeschlagen. Wenn Sie mit der Zeit einige Flows erstellt haben, und genau wissen was sie brauchen, können die Step-Vorschläge sehr viel Zeit sparen.
Klicken Sie dazu auf den Button Step hinzufügen. Danach werden Ihnen - rechts unten - passende Steps vorgeschlagen.

Verknüpfen von Step-Outputs und Step-Inputs

Ein wichtiger Aspekt von Steps ist, dass für einen Input auch Outputs vorheriger Steps verwendet werden können. Das heißt, dass man die Step-Outputs und Step-Inputs miteinander "verdrahten" kann. 
Beim Hinzufügen eines neuen Steps, wird dieser automatisch mit dem Output des vorherigen Steps verknüpft. Diese automatische Verknüpfung funktioniert unter folgenden Voraussetzungen:

• Der erste Output des vorherigen Steps ist vom Typ: SPREADSHEET, SPREADSHEETLIST, FILE oder FILELIST
• Der neu hinzugefügte Step erwartet einen passenden Input vom Typ: SPREADSHEET, SPREADSHEETLIST, FILE oder FILELIST

Ein Step kann auch manuell mit dem  -Button neu verknüpft werden. Bei Klick auf diesen Button kann ein vorheriger Step-Output für die Verknüpfung gewählt werden.

Verknüpfung durch Verschieben

Wenn man einen Step innerhalb eines Flows verschiebt, dann hat man unmittelbar danach die Möglichkeit den Input neu mit dem Output des vorhergehenden Steps zu verknüpfen. Bisher gab es diese automatische Verknüpfung von Inputs und Outputs beim hinzufügen neuer Steps. Das spart vor allem Zeit beim erstellen von Flows, wo man in der Regel sehr oft Steps hinzufügt und verschiebt. 

Step Outputs untersuchen

Unterhalb eines jeden Steps sehen sie einen kleinen Pfeil. Durch Klick darauf gelangen Sie zu den Output-Informationen. 

Hier werden alle Outputs des Steps aufgelistet und beschrieben. 
Das ist hilfreich, um den Namen Variable herauszufinden, wenn man den Output des Steps in einem Freemarker-Skript verwenden will (siehe Scripting).

Bei einigen Steps werden auch sog. Meta-Daten angezeigt (z.B. der SearchDatastore). Das sind Informationen zu einzelnen Feldern wie z.B. denen eines Datastores oder eines Mappers.

Step Outputs in Freemarker Skripten verwenden

Um die Variablennamen von Step-Outputs herauszufinden, um diese dann z.B. im TextHTMLWriter oder TextHTMLWriterMultiOutput zu verwenden, gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Plus-Buttons nutzen

Dadurch werden automatisch immer die jeweils korrekten Variablennamen genommen und oft auch hilfreicher Beispiel-Code eingefügt, welcher angepasst werden kann. 

2. Auf den kleinen Pfeil unten an den Steps klicken, um Informationen zu den Step-Outputs anzuzeigen

Dort werden die Outputs des Steps beschrieben und dort sieht man auch wie die entsprechende Freemarker-Variable heißt.

Laufzeit Eigenschaften

Laufzeit Eigenschaften sind spezielle Variablen, die dynamische Informationen enthalten, die nur zur Laufzeit des Flows gültig sind. 

Laufzeit Eigenschaften als Template-Variable

Laufzeit Variablen stehen in einigen Steps (z.B. TextHTMLWriter) auch als Template-Variable zur Verfügung.

Dies wird häufig genutzt, um dynamische Dateinamen mit einem Datum zu generieren. 

Step-Inputs in Flow-Variablen umwandeln

Flow-Variablen dienen dazu, oft benötigte Parameter wieder zu verwenden. Häufig wird das bei Server-Host Zugangsdaten gemacht, die in mehreren Steps verwendet werden (z.B. FTP-Download und anschließender FTP-Upload auf den gleichen Server). 
Dazu gibt es eine praktische Funktion, um aus einem Step-Input z.B. host eine Flow-Variable zu erstellen. 

Die erstellte Flow-Variable V1 wird jetzt im Step verwendet und kann damit auch in weiteren Steps verwendet werden (siehe Verdrahten von Step-Outputs und Step-Inputs).

Step Vorschau

Das Symbol an jedem Step erlaubt sich eine Vorschau der Ausführung eines Steps anzusehen. Das ist praktisch, um einen Step erstmal zu testen. 

Steps innerhalb des Flows verschieben

Die Reihenfolge der Steps kann durch verschieben mit der Maus verändert werden.
 

Steps duplizieren

Man kann Steps mit seinen Einstellungen duplizieren. Das ist praktisch, wenn man den gleichen Step mehrmals innerhalb eines Flows benötigt. 

Steps in einen anderen Flow kopieren

Hin und wieder kommt es vor, dass man einen Step nahezu identisch in einem anderen Flow wiederverwenden möchte. Besonders beim SpreadsheetMapper kann das sehr hilfreich sein, wenn man ein sehr großes oder aufwändiges Mapping erstellt hat. 
In diesem Fall kann man die "Step in Flow kopieren" Funktion verwenden. Der Step wird dabei mit all seinen Einstellungen ans Ende des gewählten Flows kopiert. 

Alle Steps bearbeiten

Über den Button "Alle Steps bearbeiten", erreichen Sie eine Massenbearbeitungsansicht für alle Steps. 

Damit können Sie Aktionen für viele Steps gleichzeitig durchführen.

• Steps umbenennen
• Steps farblich markieren
• Position ändern
  • durch Ziehen per Drag & Drop
  • durch Eingabe der Position
  • nach ganz oben oder ganz unten durch den kleinen Pfeil
• Steps pausieren
• Steps in anderen Flow kopieren
• Steps in andere Gruppe verschieben (sofern mehrere Stepgruppen im Flow aktiviert sind)
• Steps löschen (Hinweis: Die gleichzeitige Auswahl von Kopieren und Löschen entspricht einem Verschieben. Es wird erst kopiert und dann gelöscht)
• Step Version ändern

Alle Stepgruppen ein/-ausklappen

Mithilfe dieses Buttons können Sie alle Stepgruppen aus- bzw. einklappen (Stepgruppen, siehe nächstes Kapitel)

Stepgruppen

Stepgruppen sind vornehmlich ein optisches Hilfsmittel, damit Flows übersichtlicher organisiert/gebaut werden können und einem "Datei Ordner" ähnelt.
In einer Stepgruppe können beliebig viele (aufeinanderfolgende) Steps zusammengefasst und mit einem passenden Titel, Beschreibung und Farbe versehen werden.

Anbei ein kurzer Überblick zu den möglichen Gruppenfunktionen (rote Pfeile):

Gruppenkonfiguration

Sie können jede Gruppe individuell ändern

• Name der Gruppe
  Hier sollte ein kurzer, aussagekräftiger Titel für die Funktion der beinhalteten Steps gewählt werden.
  
  
• Beschreibung der Gruppe
  Dieses Feld dient einer ausführlicheren Beschreibung der Gruppenfunktion(en).
  
  
• Gruppenfarbe
  Dient der Markierung der Gruppe mit einer Farbe im Nutzerinterface.

Gruppe ein-/ausklappen

Steps einer Gruppe können ein- bzw. ausgeblendet werden. Dies kann z.B. bei der Bearbeitung von großen Flows (= viele Steps) praktisch sein, um aktuell unwichtige Steps zu verbergen.

Alle Steps der Gruppe bearbeiten

Hier können alle in der Gruppe enthaltenen Steps bearbeitet werden, im einzelnen:

• Stepname
• Stepfarbe
• Step pausieren/aktivieren
• Step in eine andere Gruppe verschieben
• Step in einen anderen Flow kopieren
• Step löschen

Gruppe aktivieren/pausieren

Mit nur einem klick wird die entsprechende Gruppe aktiviert/deaktiviert. Ist eine Gruppe deaktiviert, wird kein darin enthaltener Step (egal ob pausiert oder nicht) ausgeführt.

Gruppe löschen

Es wird die Gruppe und alle beinhalteten Steps gelöscht.

Neue Gruppe anfügen

Es wird eine neue (leere) Gruppe erstellt und unterhalb der gewählten Gruppe angefügt. Die Gruppe kann danach direkt bearbeitet und mit Steps gefüllt werden.

Aktive Stepgruppe und Step hinzufügen

Sobald ein Step ausgewählt wurde (um z.B. den Step zu konfigurieren etc.) wird die Gruppe in welcher sich der Step befindet als "aktive Gruppe" gesetzt.
Diese ist zum einen an den  Symbol an der Gruppenkarte, als auch an den leicht bläulich schimmernden Rand der Gruppe zu erkennen.

Wird nun mittels des "Step hinzufügen" Buttons am unteren Bildschirmrand ein Step ausgewählt, wird dieser immer ans Ende der aktiven Gruppe hinzugefügt.

Ein einfaches Beispiel eines Flows mit Stepgruppen

Ein Flow ruft eine Excel-Datei mit Artikeldaten von einer URL ab und wird in Synesty Studio eingelesen. Aus diesen Daten sollen nun drei unterschiedliche Shopping Feeds erstellt werden:

• Ein Feed für Check24
• Ein Feed für Idealo

Jeder erstellte Feed soll dabei auf einen anderen FTP-Server hochgeladen werden.

Der Flow ohne Gruppen könnte also in etwa so aussehen:

Nutzt man nun Gruppen, könnte man den Flow in z.B. 3 logische "Einheiten" teilen:

1. Datei herunterladen und einlesen
2. Check24 Feed mappen und hochladen
3. Idealo Feed mappen und hochladen

Der identische Flow mit gruppen, sieht nun in etwa so aus.

Flows ausführen und automatisieren

Flows manuell ausführen

Die einfachste Möglichkeit einen Flow auszuführen ist die manuelle Ausführung über den Button.

Die manuell Ausführung bietet noch zwei Optionen, um die Ausführung zu steuern:

1. Optionen für Zeitparameter

Mit der ersten Option wird die interne Laufzeitvariable prop_actual_runtime mit dem (unten angegebenen) Zeitstempel 'prop_current_timestamp' überschrieben. 
Mit der zweiten Option kann auch noch das Datum der 'letzten Ausführung' damit überschrieben werden. Die 'letzte Ausführung' wird sonst nur bei zeit-geplanten Ausführungen gesetzt. Durch diesen Haken kann man es auch bei einer manuellen Ausführung setzen.  

Mehr Infos über die internen Variablen unter Laufzeiteigenschaften.

2. Überschreiben von Flow-Variablen für eine Ausführung (One Shot)

Eine praktische Funktion ist das einmalige Überschreiben von Flow-Variablen für eine manuelle Ausführung. 
Wozu braucht man das?
Damit kann man sich z.B. einen Flow bauen, der eine eine Datei verarbeitet - z.B. eine tägliche Routineaufgabe wie der Import von Paketnummern 
Man kann die Datei dafür dann direkt hochladen, um den Flow nur für genau diese Datei ausführen. Dafür sind dann nur 3 Klicks notwendig: Option anklicken, Datei auswählen und los. 

Flows zeitgesteuert ausführen

Flows können zeitgesteuert automatisch ausgeführt werden. Die Konfiguration dafür erreicht man über den Button. Folgende Intervalle sind möglich:

• Alle 15 Minuten
• Alle 30 Minuten
• Alle 60 Minuten
• Alle 2 Stunden
• Alle 3 Stunden
• Alle 4 Stunden
• Alle 6 Stunden
• Alle 8 Stunden
• Alle 12 Stunden
• Alle 24 Stunden
• Alle 7 Tage
• Individuelle Intervalle (ab Plus Paket)

Flow+ für unbegrenzte Anzahl Runs

Durch den Kauf eines Flow+ können Sie einen beliebigen Flow in einen Flow+ umwandeln (unter Flow / Einstellungen / Flow+ konfigurieren).

Damit werden für diesen ausgewählten Flow folgende Eigenschaften aktiviert: 

• Sie können den Flow beliebig oft ausführen.
• Runs zählen nicht gegen Ihr monatliches Run-Limit.
• Erweiterter Modus der Zeitplanung sowie individuelle Intervalle sind aktiviert (sonst ab Plus Paket).
• Einschränkung: Flow-In-Flow ist nicht erlaubt (Steps, die andere Flows ausführen z.B. FlowExecuting Step).

Wann brauche ich einen Flow+?

• Wenn Sie einen Prozess abbilden möchten, der häufig er ausgeführt wird:
  • z.B. alle 5 Minuten auf neue Bestellungen prüfen
  • oder alle 2 Minuten prüfen, ob eine neue Datei auf dem FTP-Server liegt

Für derartige Aufgaben bräuchten Sie enorm viele Runs. Um Ihr Budget zu schonen können Sie dafür einen Flow+ erwerben und diesen auf einen Flow Ihrer Wahl anwenden. Dadurch belastet dieser Flow nicht mehr Ihr monatliches Run-Limit. 

Zeitplanung von Flows

Individuelle Startzeiten

Ab dem Plus Paket ist es im erweiterten Modus auch möglich individuelle Startzeiten pro Wochentag zu definieren. 

Der Vorteil dabei ist, dass sie damit pro Tag beliebige Zeiten angeben können, und nicht an ein festes Intervall gebunden sind. 

Erster und letzter Tag des Monats

Der erweiterte Modus der Zeitplanung (verfügbar ab Plus Paket oder mit Flow+) erlaubt es außerdem, Flows auf den ersten Tag des Monats  (erstertagimmonat) bzw. letzten Tag des Monats (letztertagimmonat) zu planen. 

Es ist auch möglich die Ausführung für den ersten Wochentag des Monats (ersterwochentagimmonat) zu planen. In diesem Fall wird der Flow am ersten Wochentag (Montag - Freitag) im Monat ausgeführt. Ist Beispielsweise der erste Tag des Monats ein Mittwoch, dann wird der Flow an diesem Tag ausgeführt.  Sollte der erste Tag des Monats z.B. ein Samstag sein, dann wird der Flow erst Montag ausgeführt. 
 

Beispiel in dt. Sprache: 

Montag=12:00,13:00,15:31|Dienstag=11:00,15:35|Freitag=13:00,15:35|erstertagimmonat=09:00|letztertagimmonat=23:59|ersterwochentagimmonat=08:00

Alternativ ist die die englische Schreibweise möglich:

monday=12:00,13:00,15:31|tuesday=11:00,15:35|friday=13:00,15:35|firstdayofmonth=09:00|lastdayofmonth=23:59|firstweekdayofmonth=08:00

URLTrigger - Flows per URL antriggern

Ab dem Starter-Paket ist es möglich, Flows per URL anzutriggern. Damit kann man durch Aufruf einer bestimmten URL z.B. durch externe Tools steuern, wann ein Flow ausgeführt wird. Oft wird dies auch als Webhook bezeichnet.

https://apps.synesty.com/studio/api/flow/v1?id=meinFlow&t=meinToken

Mit diesem Mechanismus ergeben sich viele neue Möglichkeiten externe Anwendungen mit Synesty Studio zu kombinieren. Vorstellbar wäre z.B., dass sie bei jeder neuen Bestellung in ihrem Shop automatisch die Flow-URL aufrufen lassen (sofern ihr Shopsystem das erlaubt). Dieser Flow könnte dann diese neue Bestellung abrufen und z.B. in ihre Warenwirtschaft oder zu ihrem Lieferanten exportieren. 

Einrichtung
Neben dem Planen-Button finden Sie einen Button mit dem Sie den URLTrigger konfigurieren können. 

Beispiel - Flow per URL antriggern

Das ganze kann man einfach im Browser testen. 

Das Ergebnis des Aufrufs ist eine Antwort im JSON-Format, die die runID enthält, eine eindeutige ID für diese Ausführung. Damit wurde der Flow angetriggert und wird im Hintergrund ausgeführt.

Status-Abfrage

Der Status des Runs kann mit folgender URL abgefragt werden:

https://apps.synesty.com/studio/api/flow/v1?id=[Short-URL]&action=status&runId=[runID]

Um herauszufinden, ob der Flow erfolgreich ausgeführt wurde, muss die Status-URL so lange abgerufen werden, bis die Antwort SUCCESS, ERROR oder WARNING beinhaltet. 

Das Ergebnis ist wieder ein JSON-String, der Information über Erfolg oder Fehler (status=SUCCESS oder ERROR) und einen Auszug aus dem Eventlog beinhaltet. 

HTTP Fehler

Beim Aufruf der URL-Triggers oder der Status-Abfrage kann es zu folgenden HTTP-Response Codes kommen, auf die ihr HTTP-Client entsprechend reagieren sollte:

Request Mapping

Mit dem Request Mapping kann man Flow-Variablen mit HTTP Request-Parametern befüllen. Das Request Mapping erlaubt es z.B. den kompletten HTTP-Request-Body in eine Flow-Variable zu füllen. Das ist nützlich wenn man den Flow-URL-Trigger als Webhook benutzt und eine JSON-Payload im Request-Body verarbeiten will.
Standardmäßig (ohne Request Mapping) werden all (public) Flow-Variablen durch gleichnamige HTTP-Request-Parameter (z.B. per URL) überschrieben. Wenn ein Request Mapping definiert ist, dann wird dieses stattdessen benutzt.

Beispiel:

Im Beispiel-Screenshot werden drei Flow-Variablen (jsonpayload, requestContentType, idFromURL) per Request Mapping an HTTP-Request-Parameter gebunden (gemappt).
Die Flow-Variable jsonpayload wird direkt mit dem kompletten HTTP-requestBody befüllt, requestContentType mit dem HTTP-Header "Content-Type" und die Flow-Variable idFromURL mit dem GET-Parameter id.

Vor allem die Verarbeitung des HTTP-RequestBody (body) ist praktisch, wenn in externen Applikationen Webhooks nutzen will. Viele Cloud-Dienste bieten heutzutage Webhooks, um andere Applikationen über bestimmte Ereignisse zu informieren und Daten zu synchronisieren. Dabei kann eine externe Applikation die Trigger-URL des Flows mit bestimmten Parametern aufrufen wenn bestimmte Ereignisse eintreten (z.B. neue Bestellung vorhanden). Diese übergebenen Parameter kann man mit per Request Mapping auslesen.

Datei-Upload per URL-Trigger

Damit kann man z.B. über externe Tools den Flow mit einer Datei antriggern.  
Dazu wählt man im Request Mapping eine Flow-Variable vom Typ Datei (FILE), als Parameter-Typ parameterFile und wählt einen Paramaternamen, unter dem die Datei übergeben werden soll:

Wichtig: Bei einem Dateiupload muss der Request dafür mit Content-Type: multipart/form-data übertragen werden.

Testen können das Entwickler mit Tools wie z.B. Postman:

Flow Variablen per URL übergeben

Über die URL lassen sich auch Flow-Variablen (nur PUBLIC Variablen) als URL-Parameter übergeben, und damit bei jedem Aufruf individuell überschreiben. 
Damit könnten Sie z.B. bei jedem Aufruf einen anderen Wert übergeben, und damit dynamisch bestimmen, was der Flow machen soll. Das könnte z.B. eine Auftrags-ID, URL oder sonstiger Wert sein, der innerhalb des Flows verwendet wird. 

Beispiel: URL dynamisch aufrufen

Der Screenshot zeigt einen Flow mit einer Variable host , die eine URL beinhaltet, die vom Step UrlDownload abgerufen wird. 
In der Trigger-URL kann man den Wert der Variable überschreiben.   

https://apps.synesty.com/studio/api/flow/v1?id=websiteabrufen&t=123&host=google.de

Diese URL überschreibt die host-Variable mit dem Wert google.de (statt vorher synesty.com). 

Beim Abruf der Status-URL sieht man dann im Eventlog, dass jetzt die überschriebene URL verwendet wurde. 

Optionale Parameter

Der URL-Trigger verfügt über drei optionale Parameter die der URL angehängt werden können:

• delayMinutes: Über diesen Parameter kann die Startzeit des Flows gesteuert werden. Mit dem Parameter kann die Anzahl der Minuten zwischen Aufruf der URL und Ausführungszeitpunkt des Flows angeben werden (Default: 0, Min: 0, Max: 1440).
  • Beispiel URL: https://apps.synesty.com/studio/api/flow/v1?id=websiteabrufen&t=123&host=google.de&delayMinutes=5 (startet den Flow 5 Minuten nach Aufruf der URL)
     
• overrideActualRuntime: Wird dieser Parameter mit "true" übergeben, wird die Laufzeit Eigenschaft "prop_actualruntime" mit dem Zeitpunkt des URL Aufrufs überschrieben (Default: false).
  • Beispiel URL: https://apps.synesty.com/studio/api/flow/v1?id=websiteabrufen&t=123&host=google.de&overrideActualRuntime=true
    
    
• overrideLastRuntime: Wird dieser Parameter mit "true" übergeben, wird die Laufzeit Eigenschaft "prop_lastruntime" mit dem Startzeitpunkt des aktuellen Runs überschrieben (Default: false).
  • Beispiel URL: https://apps.synesty.com/studio/api/flow/v1?id=websiteabrufen&t=123&host=google.de&overrideLastRuntime=true

Variablen

In Flow Variablen können Sie Werte hinterlegen, die Sie in mehreren Steps benötigen. Man spricht dann häufig von auslagern.
Häufig verwendet man Variablen für Zugangsdaten wie URLs, die von mehreren Steps verwendet werden (z.B. URLDownload). 

Es gibt folgende Typen von Variablen:

• Textvariablen
• Verbindungs-Variablen
• Datei Uploads
• Referenzvariablen
• Output Variablen

Text-Variablen

Text-Variablen können über Variable hinzufügen / Neue Text-Variable erstellt werden.

In der Regel können damit einfache Variablen vom Typ STRING (Zeichenkette) erstellt werden.
Optional kann auch eine Beschreibung hinzugefügt werden, die angezeigt wird, wenn man mit der Maus über die Variable fährt. 

Datastore-Auswahl

Der Datentyp Datastore-Auswahl erlaubt es Flow-Variablen anzulegen, die als Dropdown-Box mit Datastores angezeigt werden. 

Das ist vor allem für fortgeschrittene Nutzer oder Entwickler hilfreich, die mit dem Flow-Executing-Step oder Flow-Trigger arbeiten, um in einem Flow andere Flows aufzurufen. Wenn man einen Flow hat, der Daten aus einem Datastore lädt und der Nutzer im aufrufenden Flow diesen Datastore durch ein Dropdown-Feld auswählen soll, dann bietet sich diese Datastore-Auswahl an. 

Die Flow-Variable wird dann als Selektbox dargestellt und vereinfacht so die Auswahl von Datastores.
Es ist auch möglich eine sog. Combobox darzustellen, bei der man auch einen Datastore-Namen eingeben kann, der noch nicht existiert. 
Das ist z.B. sinnvoll, wenn eine SpreadsheetDatastoreWriter einen neuen Datastore erstellen soll oder einen vorhanden nutzen soll. 

Verbindungsvariablen

Damit können Sie ab jetzt auch Accounts, die Sie unter Mein Konto / Meine Verbindungen erreichen, als Variable anlegen und an Steps übergeben. 
Vorteil: Sie haben eine zentrale Stelle im Flow, wenn mehrere Steps den gleichen Account verwenden. 

Datei Upload

Optional kann man auch Dateien hochladen und als Variable anlegen.
Das eignet sich besonders für Tests bei der Flow Erstellung.

Referenzvariablen

 Referenzvariablen sind relevant, wenn Sie das Flow-in-Flow Feature benutzen, mit dem Sie einen Flow aus anderen Flows aufrufen und Variablen übergeben können.  

Datentypen

${counter.inc()}

${counter.inc(3)}

${counter.inc('word1')}

${counter.inc('word1', 3)}

${counter!}

${counter.get()}

${counter.get('word1')}

${counter.contains('word1')?string}

<#if counter.contains('word1')>Ja, word1 ist enthalten<#else>word1 ist nicht enthalten</#if>

${counter.dec()}

Arbeiten mit Zählvariablen

Zählvariablen werden meistens in Freemarker Scripten verwendet. D.h. meistens im Rahmen des Steps Mapper SpreadsheetMapper oder TextHTMLWriter.

1. Dazu legen Sie zuerst eine Zählvariable (COUNTER) an.

2. Gehen Sie dann in den SpreadsheetMapper, und drücken dort im Wert-Feld auf den Plus-Button.

3. Klicken Sie dann auf "aus Meta-Daten" und wählen Sie den Counter aus. 

Daraufhin wird der Counter eingefügt.

${meta.counter!}

Diesen Ausdruck kann man dann abändern, um die eigentliche Zähllogik zu implementieren:

${meta.counter.inc()!}
 
oder
 
${meta.counter.inc("wort1")!}
${meta.counter.inc("wort2")!}
 
oder 
 
${meta.counter.inc(spalte1+"")!} (hier wird der Inhalt aus spalte1 als Counter-Name verwendet. Siehe nächster Hinweis. )

Konfiguration: Optionale- und Pflicht-Variablen und PUBLIC / PRIVATE Variablen

Es können weitere Aspekte von Flow-Variablen konfiguriert werden:

• Optionalität (steuert, ob es sich um ein Pflichtfeld oder ein optionales Feld handelt)
• Sichtbarkeit (steuert, ob die Variable auch von außen (aufrufenden Flows) gesehen werden kann (public), oder nur innerhalb des Flows (private))

Optionalität

Sichtbarkeit

Testmodus

Mit dem Schalter Testmodus kann man die Testvariablen aktivieren.

Testvariablen überschreiben bei aktiviertem Testmodus die Werte normaler Flow-Variablen z.B. bei Step-Vorschau, Mapper oder manueller Flow-Ausführung. Bei Zeitplanung oder URL-Trigger greifen die normalen Werte der Flow-Variablen. Testvariablen werden für die aktuelle Session gespeichert und beim Entsperren oder Logout wieder gelöscht.

vs.

Wozu braucht man das?

Nachdem ein Flow produktiv im Einsatz ist, kommt man manchmal in die Situation, dass man den Flow mit einer ganz bestimmten Variable manuell ausführen möchte. Entweder um etwas neues auszuprobieren, oder z.B. eine einzelne Bestellung anhand der OrderID abzurufen. Dafür könnte man auch ganz einfach wie bisher die Flow-Variable entsprechend ändern.

Wo ist das Problem? Leider vergißt man manchmal, diesen Testwert wieder aus der Flow-Variable zu entfernen. Das führt dann im schlimmsten Fall dazu, dass der Flow dann automatisiert mit immer der gleichen "vergessenen" Testvariable ausgeführt wird.

Testmodus als Lösung gegen das "Vergessen". Dieses Problem wird durch den Testmodus und die Testvariablen adressiert. Das Risiko, dass man vergisst einen Wert wieder zurück zu ändern wird minimiert. 
Die Testvariablen werden nur temporär in der Session gespeichert und wirken sich nur auf Aktionen aus, die man im Browser macht (z.B. manuelle Flow-Ausführung, Step-Vorschau, Mapper Konfiguration). Der eigentliche Wert der Flow-Variablen bliebt unverändert. Ein per Zeitplanung automatisierter Flow sieht nur die normalen Flow-Variablen, jedoch nicht die Testvariablen. Vergisst man den Testmodus zu deaktivieren oder die Testvariable zu entfernen, dann ist das nicht schlimm, denn der Flow sieht bei normaler Ausführung z.B. per Zeitplanung nur die normalen Variablen. 

Output Variablen

Output Variablen sind auch eine fortgeschrittene Funktion, die nur im Zusammenhang mit dem Flow-in-Flow Feature eine Rolle spielt, wenn der Flow von einem anderen Flow aufgerufen wird.
Man kann damit beliebige Step-Outputs als Flow-Output Variable definieren. Diese Variablen werden dann für den aufrufenden Step sichtbar und können dort weiterverarbeitet werden. 

Die Ausgabe-Referenz kann auch im Nachhinein über den Button "Output Mapping ändern" geändert werden. Der Name der Output-Variable bleibt allerdings erhalten. (ansonsten müssten alle aufrufenden Flows auch angepasst werden)

Einstellungen

Am oberen rechten Rand finden Sie eine Buttonleiste für Einstellungen und wichtige Funktionen:

• Änderungshistorie
• Eventlog
• Dokumentationsansicht
• Handbuch zu Flows
• Einstellungen

Änderungshistorie

Für Kunden ab Plus Paket gibt es die Möglichkeit der Versionierung für Flows. 
Damit kann man Zwischenstände von Flows wegspeichern (Snapshots), um später ggf. wieder zu einem bestimmten Stand zurückzurollen (Rollback). 
Änderungen können mit einem Kommentar versehen werden, um auch später noch nachzuvollziehen was geändert wurde. 
Hat man z.B. eine versehentliche Änderung gemacht, kann man über einen Klick die Basis-Version wiederherstellen.
Die Basis-Version ist die letzte Version vor der Änderung (dargestellt durch einen grünen Punkt). 

Automatische Versionierung

Zusätzlich zur manuellen Speicherung eigener Versionen werden beim Sperren des Flows automatische Versionen erzeugt.
Hierbei wird geprüft ob Änderungen zur Basisversion vorhanden sind und nur im Fall einer Abweichung ein Autosave generiert.

Die maximale Anzahl der Autosaves ist auf 25 begrenzt. Wird diese Zahl überschritten werden automatisch die ältesten Autosaves wieder gelöscht.

Timeline der Änderungshistorie

Alle erstellten Versionen sind in einer Timeline verfügbar. Die aktualle Basisversion ist grün hervorgehoben.
Zudem besteht die Möglichkeit zur besseren Übersicht der selbst gespeicherten Versionen alle Autosaves auszublenden.

Basisversion wiederherstellen

Diese Option stellt die letzte gespeicherte Verion wieder her und macht alle seit dem vorgenommenen Änderungen wieder rückgängig.

Eventlog

Siehe EventLog.

Dokumentationsansicht

Diese Ansicht stellt eine "druckbare" Version des Flows dar. Diese dient dem Zweck, dass man alle Elemente des Flows übersichtlich auf einer Seite sieht.
Der Vorteil dieser Ansicht ist, dass man die Browsersuche (Strg + F) nutzen kann, um bestimmte Elemente des Flows zu finden. Auch ist es theoretisch möglich, sich diese Seite als PDF zu Dokumentationszwecken abzuspeichern. 

Flow Hilfe

Damit erreichen Sie diese Handbuchseite. 

weitere Einstellungen

Datenfluss-Graph

Der Datenfluss-Graph stellt die Verknüpften Step-Outputs grafisch dar. Damit kann man sehen, welcher Step welchen Output von anderen Steps konsumiert. 

Cache leeren

Bei Klick auf Step-Vorschau werden die Daten in einem Cache zwischengespeichert, und bei einer Step-Vorschau in einem späteren Step wiederverwendet. Damit wird vermieden, dass alle Daten immer wieder neu geladen werden müssen, was z.B. einer langsamen API länger dauern kann. Um diesen Cache zu leeren und wieder frische Daten zu erhalten, können Sie diese Funktion benutzen. 
Alternative: ein Klick auf Flow-Variablen speichern hat den gleichen Effekt. Dabei wird der Cache auch geleert. 

Zeige aufrufende Flows

Damit kann man alle Flows anzeigen, die den aktuellen Flow mit einem FlowExecutingStep oder FlowTrigger Step aufrufen.
Siehe auch AndereFlowsaufrufen.

Flow+ konfigurieren

Siehe Flow+

In Projekt kopieren / verschieben

Damit können Sie einen Flow in ein anderes Projekt kopieren oder verschieben. Es ist dabei auch möglich einen anderen Workspace zu wählen. 

Duplizieren

Diese Funktion dupliziert den aktuellen Flow und alle enthaltenen Steps. Das ist praktisch, um einmal erstellte Flows einfach wiederzuverwenden.

Exportieren

Ein Flow kann damit in eine Datei exportiert werden und anschließend wieder importiert werden.
Das ist praktisch, um z.B. ein Backup eines Flows anzulegen, dass man zu einem späteren Zeitpunkt wieder importieren kann. 

Flow importieren

Um einen exportierten Flow wieder zu importieren gehen sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie ein Projekt auf
2. Öffnen Sie das Dropdown neben dem Flow erstellen Button
3. Wählen Sie Flow importieren
4. Laden Sie die Datei, die Sie zuvor exportiert haben

Debug Modus

Wenn der Debug-Mode aktiviert ist, dann werden alle FTP/HTTP-Requests für die nächsten 3 Runs mitgeschrieben ("geloggt").
Im Eventlog kann man daraufhin den Debug-Log als Datei herunterladen. In dieser Datei findet man alle HTTP-Requests / API-Calls und die gesamte (S)FTP Kummunikation, die im Hintergrund der Steps ausgeführt wurde. 

Event Log

Das Event Log eines Flows zeigt die Historie aller Runs und deren Status, sowie Informationen über die Ausführungsdauer. Damit können Fehler oder ungewöhnliche Abweichungen leicht erkannt, sowie weitere Details wie z.B. Outputs der einzelnen Steps anzeigt werden.

Das Eventlog zeigt in der Detailansicht ganz oben die letzte Warnung oder Fehlermeldung an. Dadurch sieht man schneller, wenn mitten in der Ausführung Warnungen aufgetreten sind. Diese Zusammenfassung taucht auch in der morgendlichen Zusammenfassung-Mail auf, sofern sie diese unter Mein-Konto aktiviert haben.

Folgende Status sind möglich:

Papierkorb

Will man Flows oder Projekte löschen, werden diese erst in den Papierkorb verschoben und noch nicht sofort richtig gelöscht.
Zum Papierkorb gelangt man über Mein Konto / Papierkorb. Dort kann man die Flows oder Projekte wiederherstellen oder endgültig löschen. 

Damit wird das Risiko minimiert, dass man einen Flow einmal versehentlich löscht. 

Andere Flows aufrufen

Es ist auch möglich, einen anderen Flow aus einem Flow heraus auszuführen. Damit kann man Funktionalität auslagern und wiederverwenden.

Dafür gibt es 2 Steps:

• FlowTrigger
• FlowExecutingStep (ab Plus Paket) 

Diese Steps sind in der Konfiguration ähnlich. Man wählt das Projekt und den Flow der verwendet werden soll und konfiguriert daraufhin noch die zu übergebenden Werte. 

FlowTrigger Step

• Der FlowTrigger Step startet einen anderen Flow als neuen Run (optional mit Verzögerung (delayMinutes) oder sofort).
• Dieser Run taucht auch im Eventlog auf.
• Nur Flow-Variablen des aufgerufen Flows vom Typ Text-Variable können übergeben werden (keine komplexen Datentype wie z.B. SPREADSHEET).
• Der angetriggerte Flow wird asynchron ausgeführt. Das heißt:
  • die Ausführung wird nur "veranlasst", und der auszuführende Flow kommt in die Warteschlange.
  • der auszuführende Flow wird zeitnah ausgeführt.
  • nachfolgende Steps werden sofort danach ausgeführt.
• Das Verhalten entspricht dem des  Buttons. 
• Die Rückgabewerte des aufzurufenden Flows sind nicht in nachfolgenden Steps verwendbar.
• Triggert man mehrere Flows damit an, werden diese Runs unabhängig voneinander (evtl. auch parallel) ausgeführt.

Einsatzgebiete:

• zur genaueren Kontrolle zeitlicher Reihenfolgen (z.B. FlowB muss unbedingt nach FlowA ausgeführt werden)
• Logik soll in einen zentralen Flow ausgelagert werden, die nur mit verschiedenen Parametern (nur STRING) angesteuert werden soll.

Flow-in-Flow - Der FlowExecutingStep

• Der FlowExecutingStep führt den anderen aufzurufenden Flow direkt aus (synchron, d.h. so, als ob die Steps des aufzurufenden Flows direkt selbst Teil des aktuellen Flows wären).
• Es wird kein separater Run erzeugt.
• Flow-Variablen des aufgerufenen Flows können als Parameter übergeben werden (im Unterschied zum FlowTrigger sind hier auch komplexe Datentypen wie z.B. SPREADSHEET möglich).
• Der aktuelle Flow-Run wartet bis der aufzurufende Flow komplett ausgeführt wurde.
• Die Rückgabewerte des aufzurufenden Flows sind in nachfolgenden Steps verwendbar.
• Kommt es bei dem aufzurufenden Flow zu einem Fehler, bricht auch der aufrufende Flow ab.

Einsatzgebiete: 

• Logik soll in einen oder mehrere zentrale Flows ausgelagert werden, die mit verschiedenen Parametern angesteuert werden soll
  • bei Anpassung der Logik braucht nur der zentrale aufgerufene Flow angepasst werden und nicht viele verschiedene Stellen

Sub-Flow Ansicht für FlowExecutingStep

Bei Verwendung des FlowExecutingStep, ist das direkte Editieren des Ziel-Flows aus dem Aufrufer hinaus möglich. 
Das Besondere dabei ist, die Variablen-Übergabe aus dem Aufrufer. 

Durch Klick auf Edit-Flow gelangt man in die Sub-Flow-Ansicht. Dabei werden alle Parameter, die der Aufrufer-Flow auch bei einer echten Ausführung an den aufgerufenen Flow übergeben würde, mit übergeben. 
Das erleichtert Test und Bearbeiten, da man mit echten Daten arbeiten kann.

Flow-Netzwerk Ansicht

Nutzer, die den FlowExecutingStep oder FlowTrigger verwenden, finden unter Projekte / Flow-Netzwerk eine Ansicht, in der man alle Flows sehen kann, die andere Flows aufrufen, oder aufgerufen werden. 
Das macht es einfacher den Überblick zu behalten und die Frage zu beantworten: "Welcher Flow ruft welchen Flow auf? bzw. "Welcher Flow wird von welchem Flow aufgerufen?"