Mein Konto
Im Bereich Mein Konto / Einstellungen treffen Sie alle wichtigen Einstellungen ihres Accounts wie Kontaktdaten, Zahlungsdaten, Rechnungen, Backup oder Benutzer.
Persönliche Daten
In diesem Abschnitt hinterlegen Sie ihre persönlichen Zugangsdaten wie Benutzername, Passwort und E-Mail.
Ausserdem können Sie Zwei-Faktor Authentifizierung (2FA) zur zusätzlichen Absicherung ihres Accounts konfigurieren.
E-Mail Benachrichtigung
Wenn Sie per E-Mail über wichtige Ereignisse oder Fehler informiert werden möchten, dann kreuzen Sie diese Einstellung an und wählen zwischen folgenden Einstellungen:
Sofort, wenn ein Fehler passiert und eine morgendliche Zusammenfassung vom letzten Tag.
- Hier erhalten Sie sofort eine E-Mail mit dem Fehler und auch jeden Morgen (ca. 7 Uhr) eine Zusammenfassung des letzten Tages.
- Der Mailversand erfolgt nur bei Flows die im Status FEHLER / ERROR sind. Flows im Status WARNUNG / WARNING zählen nicht als FEHLER.
Sofort, wenn ein Fehler passiert oder bei Warnungen am Ende des Flowruns und eine morgendliche Zusammenfassung vom letzten Tag.
- Hier erhalten Sie sofort eine E-Mail mit dem Fehler oder Warning und auch jeden Morgen (ca. 7 Uhr) eine Zusammenfassung des letzten Tages.
- Der Mailversand erfolgt nur bei Flows die im Status FEHLER / ERROR oder WARNUNG / WARNING sind.
- Nur eine morgendliche Zusammenfassung vom letzten Tag.
- Hier erhalten Sie nur die Zusammenfassung des letzten Tages.
- Bei Fehlern oder Warnungen werden keine Mails gesendet.
Die morgendliche Zusammenfassungsmail (ca. 7 Uhr) mit dem Betreff "Daily Recap" enthält Informationen zu:
- Flow Runs im Status FEHLER / ERROR und WARNUNG / WARNING seit der Zusammenfassungsmail vom letzten Tag bis jetzt
- überschrittene oder bald überschrittene Account-Limits (d.h. wenn das Limit für Datenbankzeilen oder Traffic mindestens 95 % ausgeschöpft ist)
- auslaufenden Benutzer (Benutzer Accounts, die in 3 Tagen auslaufen), die Sie daraufhin bei Bedarf verlängern können
- neue Newsartikel
Die Mail wird nur unter folgenden Bedingungen versendet:
- es gab einen Flowrun mit Fehler oder Warnungen innerhalb der letzten 24 Stunden
- es sind Account-Limits überschritten oder knapp davor (zu 95 % ausgeschöpft)
- Benutzer Accounts laufen demnächst ab
- es gibt Newsartikel seit ihrem letzten Login
Mit anderen Worten: Es wird keine morgendliche Zusammenfassungsmail versendet wenn:
- Wenn Sie keine Flows im Status FEHLER oder WARNUNG haben
- keine Limits überschritten haben (oder kurz davor sind)
- keine auslaufenden Benutzer existieren
- und auch keine Newsartikel seit ihrem letzten Login dazugekommen sind
Benachrichtigungen individualisieren
Es gibt auch die Möglichkeit die Benachrichtigungen noch fein-granularer pro Workspace anzupassen. Damit kann man die Anzahl E-Mails oder die Menge der Informationen in der morgentlichen Zusammenfassung bei Bedarf reduzieren.
Benachrichtigung erhalten aktiviert die Benachrichtigung für den Workspace. Sobald das bei min. einem Workspace aktiviert ist, werden die globalen Einstellungen ignoriert.
Nur Flows, die ich mit dem Stern als Favorit markiert habe sorgt dafür, dass man nur Benachrichtigungen erhält, wenn ein Flow als Favorit markiert ist. Ist ein Projekt als Favorit markiert, so werden für diese Funktion auch alle enthaltenen Flows als Favorit betrachtet. Die Favoriten können auf dem Dashboard in der Box "Favoriten" angezeigt werden.
Zwei Faktor Authentifizierung
Mit der Bestätigung in zwei Schritten können Sie Ihr Konto zusätzlich absichern, für den Fall, dass Unbefugte an Ihr Passwort gelangen. Sie benötigen dafür eine sog. Authenticator App. Es gibt verschiedene Apps für Android oder iOS. Nachdem Sie die Bestätigung in zwei Schritten eingerichtet haben, erfolgt die Anmeldung in Ihrem Konto in zwei Schritten:
- Mit etwas, das Sie wissen, zum Beispiel Ihrem Passwort.
- Mit etwas, das Sie haben, zum Beispiel Ihrem Smartphone mit einer Authenticator App.
Ablauf:
- klicken Sie auf "Jetzt konfigurieren"
- Öffnen Sie ihre 2FA App und scannen den Code (oder geben Sie die Daten Account und Secret manuell ein)
- Ihre 2FA App zeigt ihnen dann einen 6-stelligen Zifferncode an
- Geben Sie diesen Code in das Eingabefeld Codeein
- Klicken Sie auf "Jetzt aktivieren"
- Notieren Sie sich die dargestellten Backup-Codes (am besten in ihrem Passwort-Manager. Diese Codes brauchen Sie ggf. falls sie ihr Handy mit der 2FA-App verlieren)
Der Login Prozess ist erfolgt daraufhin in zwei Schritten und erfordert nach der Eingabe des Passworts noch die Eingabe eines Codes aus Ihrer 2FA-App.
Unternehmensinformationen
Unternehmensinformationen sind alle Informationen, die notwendig sind, um mit Ihnen einen geschäftliche Beziehung einzugehen.
Zahlungsdaten
Hier können Sie Ihre Zahlungsdaten je nach gewählter Zahlungsart hinterlegen.
Das ist Grundvoraussetzung, um Paket und Add-Ons zu buchen.
Kontaktdaten
Hier geben Sie Ihre vollständige Unternehmensdaten an. An diese Kontaktdaten werden die Rechnungen adressiert.
Separate E-Mail für Rechnungsversand
Optional können Sie im Feld Rechnungs-E-Mail eine separate E-Mail (z.B. ihrer Buchhaltung) hinterlegen.
Die Rechnung hängt als einzelne PDF-Datei an der E-Mail dran.
Rechnungen und gebuchte Add-Ons
In diesem Bereich werden Ihnen Informationen zu Ihren aktuell gebuchten Paketen und Add-Ons angezeigt und Sie haben Zugriff auf Ihre monatlichen Rechnungen als PDF-Datei.
Rechnungsversand per E-Mail
Rechnungen werden am Ende des Abrechnungszeitraums automatisch per E-Mail versendet. Die Rechnung ist als PDF im Anhang enthalten.
Sie können diese E-Mail auch an eine separate E-Mail-Adresse schicken (z.B. die Ihrer Buchhaltung).
Meine Rechnungen
Hier können Sie alle Rechnungen der Vergangenheit als PDF herunterladen.
Meine Buchungen
Hier sehen Sie alle aktuell gebuchten Pakete und Add-Ons und haben die Möglichkeit diese zu kündigen.
Kündigung von Paketen, Add-Ons und Upgrades
Zur Kündigung klicken Sie bei jeder Buchung auf den Button 
. Daraufhin müssen Sie die Kündigung der Buchung noch bestätigen. Sie erhalten anschließend eine Kündigungsbestätigung per E-Mail. Sobald Sie die Rechnung am Ende der Abrechnungsperiode erhalten und bezahlt haben, ist die Buchung endgültig gekündigt. Ab da fallen für diese Buchung keine weiteren Kosten mehr an.
Kündigung des kompletten Accounts
Sobald alle kostenpflichtigen Buchungen gekündigt und alle Rechnungen bezahlt sind können Sie auch den kompletten Account kündigen.
Nach der Kündigung des kompletten Accounts, können Sie sich nicht mehr einloggen und alle Daten werden gelöscht.
Abrechnung nach Verbrauch
Ab dem Starter-Paket finden Sie unter Mein-Konto / Einstellungen rechts unten die Konfiguration für die Abrechnung nach Verbrauch.
Wann brauche ich das?
Wenn Sie über eines Ihrer Limits kommen - je nach Basis-Paket Traffic, Datastore-Datensätze, max. Flow-Laufzeit oder Runs (in alten Paketen), dann funktionieren Ihre Flows nicht mehr. Mit der Abrechnung nach Verbrauch können Sie sicherstellen, dass Ihre Flows trotzdem weiter funktionieren. Wenn Sie öfter Ihre Limits überschreiten oder es mit schwankenden Datenmengen zu tun haben, kann diese Option für Sie hilfreich sein.
Wie funktioniert die Abrechnung?
Wenn Sie die verbrauchsabhängige Abrechnung aktivieren, dann werden überschrittene Limits am Ende des Monats zusätzlich in Rechnung* gestellt (Standard ist 'deaktiviert'). Die Preise für die zusätzliche Leistung werden Ihnen direkt in diesem Bereich im Backend angezeigt. Auf Ihrer Rechnung am Monatsende tauchen die zusätzlichen Einheiten als Rechnungsposition auf. Für die Limits Traffic und Datensätze haben Sie trotzdem jederzeit die Möglichkeit zusätzliche im Voraus über ein Upgrade zu erwerben.
Aktivierung
Es gibt zwei Arten die Abrechnung nach Verbrauch zu aktivieren.
- Ohne Flow-Laufzeitüberschreitung
- Mit Flow-Laufzeitüberschreitung
Aktiviert, ohne Flow-Laufzeitüberschreitung: Bei diesem Modus wird nur überschrittener Traffic am Ende des Monats zusätzlich abgerechnet. Bei Überschreitung der max. Flow-Laufzeit bricht die Flow-Ausführung ab. Die max. Flow-Laufzeit unterscheidet sich je nach Basis-Paket.
Aktiviert, mit Flow-Laufzeitüberschreitung: Bei diesem Modus dürfen Flows auch länger als die max. Flow-Laufzeit laufen (bis max. 6h). Die überschrittene Zeit pro Flow-Run wird dann zusätzlich berechnet. Dabei wird pro angefangene 15 Minuten abgerechnet. Die Kosten werden Ihnen im Backend angezeigt, wo Sie Abrechnung nach Verbrauch konfigurieren.
Dieser Modus empfiehlt sich, wenn ein Flow hin und wieder die max. Flow-Laufzeit überschreitet und man verhindern möchte, dass der Flow dadurch abbricht. Sollte ein Flow regelmäßig die max. Flow-Laufzeit überschreiten, dann könnte ein Flow+ möglichweise besser geeignet sein, da dort jeder Flow-Run max. 6h sein kann.
Nachbuchen von Datensätzen:
Bei Auto-Upgrade: Datensätze nachbuchen können Sie einstellen, ob und wie viele Datensätze bei einer Überschreitung nachgebucht werden sollen. Automatisch nachgebuchte Datensätze verhalten sich wie manuelle Nachbuchungen und müssen selbständig / manuell von Ihnen wieder gekündigt werden, wenn Sie diese nicht mehr benötigen. Bei jeder Nachbuchung erhalten Sie eine E-Mail Benachrichtigung, wie diese:
Wichtig: Automatische Nachbuchung von Datensätzen muss separat aktiviert werden:
Wenn Sie die Abrechnung nach Verbrauch aktivieren, betrifft das erstmal nur Dinge wie Traffic oder max. Flow-Ausführung (ggf. Runs in alten Paketen), die am Ende des Monats zusätzlich in Rechnung gestellt werden.
Das Nachbuchen von Datensätzen (die zweite Auswahlbox im obigen Screenshot) ist initial noch deaktiviert und muss separat aktiviert werden.
Benutzer
Sie können mehrere Benutzer anlegen, die mit ihrem Account arbeiten.
Jedem Benutzer können sie optional auch eine Gültigkeit mitgeben. Nach Ablauf der Gültigkeit wird der Nutzer automatisch gelöscht.
- Alle Nutzer haben standardmäßig die gleichen Berechtigungen, wie der Account-Inhaber (Owner), d.h. Flows erstellen, bearbeiten usw. (Die Berechtigungen können mit Workspace-Rollen individuell gesteuert und eingeschränkt werden. Siehe Workspaces - Rollen-Management)
- Allerdings kann nur der Account-Inhaber auf Zahlungseinstellungen zugreifen und z.B. kostenpflichtige Pakete und Add-Ons buchen. Angelegte Benutzer können das nicht.
- Jeder Nutzer kann seine Benachrichtungseinstellungen individuell pflegen.
Eindeutige E-Mail-Adresse
Die E-Mail Adresse muss systemweit eindeutig sein. Falls die E-Mail Adresse schon von einem anderen Kundenkonto genutzt wird, kann der Nutzer nicht angelegt werden. In diesem Fall könnten Sie dem Nutzer bei Ihrem E-Mail Anbieter eine weitere E-Mail Adresse (einen sog. alias) einrichten und es damit probieren: z.B. firma2-max.mustermann@...
Individuelle Benachrichtigung
Sie möchten, dass auch andere Mitarbeiter im Unternehmen Benachrichtigungen bei Fehlern bekommen? Dann legen Sie für jeden Mitarbeiter einen neuen Nutzer an. Jeder Nutzer kann dann seine Benachrichtigungseinstellungen separat pflegen.
Stellvertreter des Account-Inhabers
Der Account-Inhaber kann einen anderen Benutzer zum Stellvertreter ernennen. Dieser hat dann die gleichen Berechtigungen, wie der Inhaber - ausser die Löschung des Accounts.
Das ist praktisch, wenn der Account-Inhaber - z.B. Geschäftsführer - sich nicht selbst um Synesty Studio kümmert, sondern das an einen Mitarbeiter oder an eine beauftragte Agentur auslagert. Damit muss der Mitarbeiter dann nicht jedes mal den Inhaber bitten sich einzuloggen, um bestimmte Dinge zu tun (z.B. Add-Ons buchen), sondern kann dies selbst erledigen. Der Inhaber kann diese Rolle jederzeit wieder entziehen.
Sie finden die neue Rolle unter Mein Konto / Benutzer / Zum Stellvertreter ernennen
Support-Nutzer
Wenn Sie Unterstützung seitens Synesty anfordern möchten, dann müssen Sie dafür einen sog. Support-Nutzer anlegen.
Hinweis
Ohne einen Support-Nutzer kann Synesty nicht auf ihren Account zugreifen.
Wann sollte ich einen Support-Nutzer anlegen?
- Wenn Sie Hilfe brauchen, und Synesty dafür Zugriff auf Ihren Account oder Ihre Flows braucht, um bestimmte Dinge nachzuvollziehen oder zu prüfen.
Was ist Voraussetzung, um einen Support-Nutzer anzulegen?
- vollständig ausgefüllte Unternehmensinformationen
- vollständig hinterlegte Zahlungsdaten
Kommen da Kosten auf mich zu?
Das reine Anlegen eines Support-Nutzers hat keine automatischen Kosten zur Folge. Sollten kostenpflichtige Support-Leistungen anfallen, wird Sie Ihr Support-Ansprechpartner vorher darüber informieren und eine Freigabe einholen. Generell stimmt Synesty mit Ihnen genau ab, was der Support-Nutzer prüft oder macht.
Workspaces
Mit Workspaces können Sie Ihren Synesty-Account in mehrere Arbeitsbereiche aufteilen z.B. pro Team, Abteilung oder Kunde.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Abschnitt Workspaces.
Urlaubsmodus
Wann brauche ich das?
Kommt selten vor, aber es gibt den Fall. Einige Kunden deaktivieren z.B. über die Weihnachtsfeiertage alle automatisierten Flows und schalten diese wieder nach den Feiertagen an.
Durch Aktivierung des Urlaubsmodus können Sie alle geplanten Flow Runs überspringen. Der Zeitplan bleibt dabei aber aktiv, so dass nach Deaktivierung des Urlaubsmodus alle Flows wieder weiter laufen, als wären Sie nie gestoppt gewesen. Das bedeutet, dass alle Flows quasi weiter ausgeführt werden ohne etwas "zu machen", aber jeder Run wird als "übersprungen" markiert. LastRuntime und NextRuntime werden wie normal weiter gesetzt.
Praktisch ist diese Funktion auch, um bei Problemen oder Notfällen z.B. mit einem externen System einfach mal alle Flows mit einem Schlag zu pausieren, ohne aber die Zeitplanung zu deaktivieren.
Backup
Über den Reiter Backup können Sie als Account-Inhaber eine ZIP-Datei mit allen Konfigurationen wie Projekte, Flows, Datastore-Definitionen und Mappingsets herunterladen.
Wir empfehlen: Sichern Sie ihre Daten regelmäßig. Und testen Sie auch die Wiederherstellung.
Sie können auch den Step AccountBackup in einem Flow verwenden, um das Backup zu automatisieren.
Hinweis zu Backups von Datastores:
In diesem Backup hier sind lediglich die Definitionen von Datastores (welche Spalten usw.) enthalten, aber NICHT die eigentlichen Daten.
Informationen zur Sicherung von Daten im Datastore finden sie hier).