Airtable

Mit dem Add-On für Airtableopen in new window können Sie Tabellen aus Airtable auslesen und befüllen.

Einrichtung API-Token

  1. Legen Sie in Ihrem Airtable Account einen neuen Personal-Access-Token an. Diesen können Sie im Airtable Backend erstellenopen in new window.

Über die Scopes können Sie steuern, was gemacht werden darf (z.B. Daten lesen, schreiben oder beides). Folgende Scopes benötigen Sie, um das Airtable Add-On vollumfänglich zu nutzen:

  • data.records:read
  • data.records:write
  • schema.bases:read

Bei Access können Sie angeben, auf welchen Bereich in Airtable man mit diesem Token zugreifen darf.

  1. Kopieren Sie sich den API-Token

  2. Legen Sie im Synesty Backend unter Meine Verbindungenopen in new window eine neue Airtable Verbindung an.

  3. Hinterlegen Sie dort den kopierten API-Token.

Erläuterung zur Base ID

Sie benötigen in den Airtable Steps neben dem Namen der Tabelle, die Base ID. Diese finden Sie direkt in der URL, wenn Sie Ihre Tabelle öffnen:
Hinweis: Die Base ID beginnt immer mit "app"

Beispiel 1 - Zeilen aus einer Tabelle auslesen

Der Step AirtableListRecords ruft Daten aus einer Tabelle als Spreadsheet ab. Dabei kann über Filter gesteuert werden, welche Daten abgerufen werden.

  1. Erstellen einen leeren Flow.
  2. Fügen Sie den Step AirtableListRecords hinzu.

Konfigurieren Sie account, baseId und tablename. Lassen Sie Limit beim testen auf einem niedrigen Wert und erhöhen Sie es später bei der echten Ausführung.

  1. Klicken Sie auf Vorschau anzeigen. Bei korrekter Einrichtung der Verbindung sollten Sie nach wenigen Sekunden die abgerufenen Daten sehen.

Sie können jetzt diese Daten in weiteren Steps (z.B. Mapper) verarbeiten und aufbereiten.

Filter

Zum Eingrenzen der Ergebnisse kann man Filter verwenden:

Beispiel

Dieser Filter würde

  • die Ansicht mit dem Namen "WithTeam" abrufen (View)
  • deren Spalte "Employee" nicht leer ist (filterByFormula)
  • aufsteigend sortiert nach dem Feld E-Mail

Folgender Screenshot zeigt wie eine Ansicht (View) in Airtable aussieht.

Beispiel 2 - Zeilen zu einer Tabelle hinzufügen

Der Step AirtableCreateRecords kann Zeilen zu einer Tabelle in Airtable hinzufügen.
Dazu muss diesem Step ein Spreadsheet übergeben werden, dessen Spalten genau so benannt sind, wie die Spalten in Airtable.

Beispiel

Befinden sich andere bzw. anders benannte Spalten darin, schlägt der Step fehl.

So könnte ein Flow aussehen:

Mit der Vorschau können Sie validieren, ob die Übertragung funktioniert.
Hinweis: Aktuell werden in diesem Step bei der Vorschau die Zeilen direkt in Airtable angelegt! Nachdem Sie Ihren Flow eingerichtet haben, sollten Sie also ggf. die bereits angelegten Daten entfernen.

Beispiel 3 - Zeilen in einer Tabelle aktualisieren

Der Step AirtableUpdateRecords kann Zeilen in einer Tabelle in Airtable ändern.
Dazu muss diesem Step ein Spreadsheet mit einer Spalte `identifier´ übergeben werden und den Spalten, die geändert werden sollen. Die Spalten müssen genau so benannt sein, wie die Spalten in Airtable.

Welche Spalten werden überschrieben?

Der Step aktualisiert nur Spalten in Airtable, die auch im Spreadsheet übergeben werden. Alle anderen Spalten, bleiben in Airtable unangetastet.

identifier

Den identifier (Airtable recordId) eines Datensatzes in Airtable erhalten Sie entweder im Ergebnis des AirtableListRecords Steps, oder im Airtable Backend in der URL der Detailansicht.

Beispiel

Um diesen Datensatz zu ändern, übermitteln Sie ein Spreadsheet, welches mind. eine Spalte identifierhat und die zu ändernden Spalten. Im Beispiel die Spalte Employee.

Befinden sich andere bzw. anders benannte Spalten darin, schlägt der Step fehl.

Mit der Vorschau können Sie validieren, ob die Übertragung funktioniert.
Hinweis: Aktuell werden in diesem Step bei der Vorschau die Zeilen direkt in Airtable geändert! Verwenden Sie die Vorschau deshalb mit kleinen Limits und mit Testdaten, um nicht versehentlich Daten in Airtable zu überschreiben

Vorlage

Eine fertige Vorlage zum Hinzufügen von Beispiel-Daten zur einer Tabelle finden Sie hieropen in new window. Diese können Sie individuell anpassen und erweitern.